Lidando com Objeções ao Seu Projeto de Documentação
Um dos principais desafios das empresas de tecnologia é o ciclo de vida do conhecimento, sendo assim, a primeira grande objeção de um projeto de documentação é: como manter a documentação de software atualizada?
Nesse artigo falaremos como lidar com objeções ao seu projeto de documentação de forma clara e objetiva para alcançar resultados positivos.
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Tipos de Documentação
Os principais tipos de documentação numa empresa de tecnologia são:
- Documentação de processos
- Documentação de produtos
- Documentação comercial
Demandas de Documentação
A documentação muitas vezes é lembrada em horas que você está tendo problemas de falta de conhecimento. Aí numa situação em que o teu suporte está sobrecarregado você pensa, “se a gente tivesse documentação, isso resolveria”, ou ainda, em outra situação, você tem pessoas implantando o sistema que deixam de aproveitar todas as funcionalidades porque não sabiam que isso está disponível, ou ainda, pode ocorrer de você perder vendas porque o vendedor não apresentou determinada funcionalidade, aí você pensa novamente, “se a gente tivesse a documentação….”.
É muito importante que você não confunda documentação com solução para resolver problemas de treinamentos e capacitação.
A documentação também não substitui o onboarding. No gráfico abaixo conseguimos visualizar bem como deve ser o processo de onboarding do novo colaborador. A parte destacada em vermelho mostra o tempo da ignorância do novo colaborador quando ele chega na empresa até que ele alcance o OMNEA (O Mínimo Necessário para Exercer a Atividade), na linha pontilhada. Só à partir desse ponto é que o novo colaborador terá condições de consumir qualquer tipo de documentação.
Ou seja, no primeiro degrau sempre devemos dar atenção ao treinamento para os novos integrantes do time de forma estruturada para que eles se familiarizem com a estrutura e os produtos, para num segundo momento incluir a documentação.
Fonte: Edubrix
De forma bem clara, o foco do treinamento são as pessoas e o foco da documentação é documentar processos e produtos.
Investimento em Documentação
A questão principal é: quem paga a conta da documentação?
Certamente há um investimento para gerar a documentação e, diante disso, é importante avaliar o ROI, ou seja, como esse custo ou esse investimento vai se pagar e em quanto tempo.
É importante que você tenha de forma bem definida a metodologia que será criada a documentação, qual ferramenta será utilizada, como será gerado o insumo pelos especialistas e de que forma esse insumo será tratado para gerar todos os artefatos necessários.
Para finalizarmos, integre a documentação com uma política clara de gestão do conhecimento e educação corporativa, ou seja, é preciso ter bem claro o que acontecerá com o seu time se ele consumir o material e se ele não consumir.
Esperamos que essas reflexões de objeções ao seu projeto de documentação te ajudem a tomar melhores decisões e alcançar os objetivos da cia. Lidando com objeções ao seu projeto de documentação certamente os ganhos serão extraordinários.
Se você tiver dificuldades no processo de documentação, conte com a Edubrix, certamente poderemos te ajudar a acelerar esse processo com nossa expertise. Veja o que os nossos clientes falam a nosso respeito – clique aqui!
